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OA是什么意思-OA辦公系統(tǒng)有什么好處

2023-01-03   來源:萬能知識(shí)網(wǎng)

OA是什么意思-OA辦公系統(tǒng)有什么好處


(資料圖片)

隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展,越來越多的企事業(yè)單位選擇OA辦公系統(tǒng)進(jìn)入內(nèi)部。為什么OA系統(tǒng)得到如此多的青睞?OA究竟是什么意思?OA系統(tǒng)的成功實(shí)施,對(duì)于企事業(yè)單位有什么好處?

OA是什么意思:

OA,中文意思為辦公自動(dòng)化,它是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的定義,凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù),都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中,是采用Internet/Intranet技術(shù),基于工作流的概念,以計(jì)算機(jī)為中心,采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù),廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息,使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息,高效地協(xié)同工作。

OA系統(tǒng)有哪些好處:

一、促進(jìn)相關(guān)部門信息化辦公

OA管理平臺(tái)基于“框架+應(yīng)用組件+功能定制平臺(tái)”的架構(gòu)模型,主體部分由30多個(gè)子系統(tǒng)組成,其中包括在線消息、短信平臺(tái)、個(gè)人郵件等功能模塊。OA系統(tǒng)協(xié)助企事業(yè)建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)、及時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、博客等,使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

二、加強(qiáng)文檔管理

OA系統(tǒng)協(xié)助企事業(yè)使各類文檔(包括各種文件、知識(shí)、信息、合同)能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用,并且提供方便的查找窗口。文檔管理使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化,通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管,按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。OA系統(tǒng)中的文檔管理模塊通過方便、快捷、易用的操作,為廣大企業(yè)用戶提供了用來創(chuàng)建和管理大批量文檔的功能。

三、加強(qiáng)項(xiàng)目管理

OA系統(tǒng)中的項(xiàng)目管理就是在有限的資源約束下,運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論,對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理。即從項(xiàng)目的投資決策開始到項(xiàng)目結(jié)束的全過程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià),以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。最終能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供全方位的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控平臺(tái),便于領(lǐng)導(dǎo)一站式統(tǒng)覽全局。

四、推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

通過OA辦公系統(tǒng)中的大事記、論壇、公司相冊(cè)等功能模塊,每一個(gè)員工可以對(duì)公司有更全面的"了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見、公司的規(guī)章制度、刊物等等都可以直接通報(bào)到每一個(gè)員工,大大增強(qiáng)公司的凝聚力。

五、減少成本

OA系統(tǒng)將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化,尤其是長(zhǎng)途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用,真正實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公,是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。

六、提高領(lǐng)導(dǎo)辦公決策力

通過OA系統(tǒng)的協(xié)助管理,不僅強(qiáng)化了領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理,增強(qiáng)了管理層對(duì)組織的控制力,及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況,并且可以實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決,從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)辦公決策力。

總而言之,OA辦公系統(tǒng)強(qiáng)化了機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工之間,部門之間的信息交流與協(xié)同工作,并且實(shí)現(xiàn)了整合企事業(yè)單位的資源,提高整體辦公效率,加強(qiáng)宏觀調(diào)控的目的。

OA的作用:

辦公自動(dòng)化可以和一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密,甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以得到想要的結(jié)果,從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。

辦公自動(dòng)化還是一個(gè)企業(yè)與整個(gè)世界聯(lián)系的渠道,企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面,企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場(chǎng)行情,與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系;另一方面,其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對(duì)外發(fā)布的企業(yè)信息,如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動(dòng)化的推廣,越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上,所以這種網(wǎng)上交流的潛力將非常巨大。

OA的適應(yīng)范圍:

那么,什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)?幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng),但不同企業(yè)使用的目的性會(huì)有所不同,具體是:

[1]信息化尚未入門的企業(yè)

由于沒有信息化應(yīng)用基礎(chǔ),先上辦公自動(dòng)化(OA),注OA有著近乎100%的成功率,有利于提高企業(yè)各級(jí)人員的基本素質(zhì)與計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際操作能力,有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。

[2]信息化失敗或者嚴(yán)重缺乏信息化工作信心的企業(yè)

信息化失敗,特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗,例如ERP,給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的,為了重塑信心或者一開始就回避一下風(fēng)險(xiǎn),選擇辦公自動(dòng)化不失為一種選擇。

[3]缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)

信息化投入一般比較昂貴,在沒見到實(shí)際效果的時(shí)候,多數(shù)企業(yè)會(huì)猶豫不決。因此,對(duì)于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè),先上辦公自動(dòng)化(OA),有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用,減少今后信息化工作的盲目性。

[4]已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)且需要進(jìn)一步改善行政辦公與內(nèi)部信息交流環(huán)境的企業(yè)

辦公自動(dòng)化(OA)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補(bǔ)充,可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。

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標(biāo)簽

辦公自動(dòng)化

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